Ein Schalter je Modell
Ob ein Modell auditiert wird, entscheiden Sie mit einem Schalter am Modell. Dann hinterlässt jedes Anlegen, Ändern und Löschen eine Revision. Ändert eine Anfrage mehrere Objekte – einen Auftrag mit seinen Positionen –, tragen alle Änderungen dieselbe Revisionsnummer. Revisionen entstehen nur, wenn die Anfrage erfolgreich endet.
Jede Revision enthält den Stand des Objekts und dazu:
- Revisionsnummer und Zeitpunkt
- Benutzername, Netzwerkadresse und das verwendete Programm
- nach einem Benutzerwechsel zusätzlich die tatsächlich angemeldete Person
- die Art der Änderung: angelegt, geändert oder gelöscht
Historie lesen
Die Historie eines Datensatzes liefert alle Revisionen, die neueste zuerst, auf Wunsch seitenweise. Lesen darf sie, wer die Lese- und die Historienberechtigung des Modells hat und den Datensatz selbst sehen dürfte – dieselben Datenfilter wie beim normalen Lesen gelten auch hier. Geschützte Felder fehlen ohne passende Rolle auch in jeder alten Revision. Ein gelöschter Datensatz behält seine Historie, mit der Löschung als letzter Revision. Was eine einzelne Revision geändert hat, zeigt der Vergleich mit der nächstälteren.
Zurücksetzen ohne Geschichtsfälschung
Ein Zurücksetzen holt einen alten Stand zurück, indem es ihn als neue Revision schreibt. Die Zwischenstände bleiben erhalten, und auch das Zurücksetzen lässt sich wieder zurücknehmen. Zurück kommen die einfachen Felder und die Einzelverweise, bei Datei-Modellen auch der passende Dateiinhalt. Zurücksetzen verlangt die passende Berechtigung und gilt nur für Datensätze, die die Person sehen darf.
Mehr als ein Änderungsdatum
Jeder Datensatz trägt Anlage- und Änderungszeitpunkt. Wer wann was geändert hat, was vorher darin stand und wer gelöscht hat, beantwortet aber nur die Historie. Für Personen, Mandanten und Rechte führt Identity & Access ein eigenes Audit. Die Historie von Data Management zeigt, wie die Daten aussahen.
Revisionen enthalten personenbezogene Angaben: wer geändert hat und was im Objekt stand, auch Werte, die heute geleert sind. Data Management bewahrt sie ohne Ablaufdatum auf. Welche Aufbewahrungsfristen gelten und wer die Historie sehen darf, entscheidet Ihr Projekt. Auditieren Sie deshalb gezielt, was nachgewiesen oder zurückgeholt werden muss – etwa Verträge, Aufträge und Stammdaten.
Wofür das im Alltag sorgt
Nachvollziehbarkeit entsteht beim Speichern, nicht kurz vor dem Audit.
- Eine technische Grundlage für Ihre Nachweisführung – die Bewertung im Rahmen Ihrer Qualitäts- und Compliance-Prozesse bleibt bei Ihnen.
- Versehentliche Änderungen lassen sich ohne Eingriff in die Datenbank rückgängig machen.
- Klare Antworten auf die Frage „Wer hat das wann geändert?“