Eine Protokollspur für Identität und Rechte
Wer hat wem wann welche Rolle gegeben? Wann wurde ein Mandant gesperrt? Alle Bereiche melden ihre Ereignisse an eine einzige Protokollspur: Registrierungen, Benutzer, Mandanten, Rollenvergaben und Freigaben für einen Benutzerwechsel. Die handelnde Person stammt aus ihrer Anmeldung. Gründe für Sperren und Schließen stehen im Audit, nicht am Datensatz.
Einträge werden nur angehängt; eine Funktion, die einen Eintrag nachträglich ändert, gibt es nicht. Welche Daten jemand verändert hat, steht ergänzend in der Historie von Data Management. Beide lassen sich über die handelnde Person und den Zeitpunkt verbinden.
Aufbewahrung nach Ihren Vorgaben
Wie lange Ihr System festhält, wer was getan hat, ist Ihre Entscheidung. Identity & Access gibt dafür die Stellschrauben, ohne selbst etwas vorwegzunehmen:
- Frist – ohne Angabe bleibt jeder Eintrag erhalten. Mit Frist greift nach Ablauf die gewählte Folge.
- Anonymisieren – handelnde Person und Details werden geleert; Art, Zeitpunkt und Mandanten bleiben für Auswertungen.
- Löschen – der Eintrag verschwindet ganz.
- Freitext – Begründungen von Administratoren lassen sich aufnehmen oder bewusst weglassen.
Wer das Protokoll liest
Plattform-Administratoren lesen das gesamte Protokoll. Für Mandanten können Sie Rollen festlegen, die die Einträge des eigenen Mandanten lesen. Einträge können E-Mail-Adressen und frei geschriebene Gründe enthalten – Auszüge sind deshalb wie andere personenbezogene Daten zu behandeln.
Mails mit festen Anlässen
CIAS verschickt Mails, wenn im Leben eines Kontos etwas passiert: Bestätigung der Adresse, Einladung, Beitritt zu einem Mandanten, Warten auf Freigabe, Ablehnung, Willkommen, Link zum Passwort-Setzen und Freigaben für einen Benutzerwechsel. Zu jeder Mail gibt es eine deutsche und eine englische Vorlage. Ein Passwort steht nie in einer Mail, höchstens ein Link, mit dem die Person es selbst setzt.
Für jede Mail sucht CIAS vom Speziellen zum Allgemeinen: erst die Fassung des Mandanten, dann die Standardfassung, jeweils in der Sprache der Person. Die Vorlage eines Kunden landet nie in der Mail eines anderen. Namen, Logos und Farben lassen sich als Daten einsetzen, statt hundert Kopien derselben Mail zu pflegen.
Wer Vorlagen ändern darf
Jede Mail geht mit der Absenderadresse Ihres Systems hinaus. Deshalb ist genau geregelt, wer welchen Wortlaut ändert: Editoren bearbeiten alle Vorlagen. Mandanten-Administratoren formulieren nur die Mails ihres eigenen Mandanten um, und nur die Arten, die Sie beim Zusammenbau dafür freigegeben haben. Sicherheitsrelevante Mails sind dabei gekennzeichnet.