Aufbewahrung, die niemand verkürzt
Wie lange endgültige Dokumente aufbewahrt werden, legen Sie fest – etwa zehn Jahre. Einen Vorgabewert gibt es bewusst nicht: Die Frist ist eine Pflicht des Betreibers und hängt von den Regeln ab, die für ihn gelten. Ein geratener Wert würde zu früh löschen oder Daten zu lange halten.
Das Ende der Aufbewahrung wird beim Ablegen fest in jedes Dokument geschrieben und im Speicher als Sperre gesetzt. Eine später geänderte Frist gilt nur für neue Dokumente; eine bestehende Aufbewahrung lässt sich nicht verkürzen.
Legal Hold für ganze Ketten
Ein Legal Hold hält eine ganze Dokumentkette fest, zum Beispiel während eines Rechtsstreits. Solange er gilt, wird nichts gelöscht, auch nicht nach Ende der Aufbewahrung – und auch eine neue Fassung, die in dieser Zeit entsteht, ist sofort festgehalten. Setzen und Aufheben verlangen einen Grund und werden mit Person und Zeitpunkt in der Kette festgehalten. Nach dem Aufheben gelten wieder die eigenen Aufbewahrungsdaten jeder Revision.
Löschen, das die Kette erhält
Nach Ende der Aufbewahrung löscht Reporting fällige Dokumente selbstständig in regelmäßigen Läufen. Auf Antrag – etwa wenn eine betroffene Person die Löschung verlangt und keine Aufbewahrungspflicht mehr entgegensteht – lässt sich ein Dokument auch gezielt löschen. Vor Ende der Aufbewahrung gibt es keinen Weg zum Löschen.
Gelöscht wird, indem der Inhalt entfernt und der Schlüssel des Dokuments vernichtet wird. Damit werden auch die mit aufbewahrten Daten unlesbar. Die Revision bleibt als Grabstein mit allen Fingerabdrücken in der Kette, und die Kette prüft weiter als intakt, obwohl das Dokument weg ist.
Gründe ohne personenbezogene Daten
Gründe für Hold und Löschung sind kurze, festgelegte Schlüssel wie „litigation-hold“, kein Freitext. Ketten werden nie gelöscht – ein frei formulierter Satz könnte dort sonst personenbezogene Daten dauerhaft festhalten.
Getrennte Zuständigkeiten
Lesen, Festhalten und Löschen sind drei getrennte Berechtigungen. Wer Prüfberichte liest, darf sie deshalb noch nicht für ein Verfahren einfrieren oder löschen. Auch Plattform-Administratoren haben diese Rechte nicht automatisch. Für das Festhalten und Löschen kann zusätzlich eine stärkere oder frische Anmeldung verlangt werden.
Die technische Umsetzung unterstützt Ihre Aufbewahrungs- und Löschkonzepte. Welche Fristen und Gründe für Ihre Dokumente gelten, bewerten Sie selbst.