Drei Ebenen für eine Vorlage
Jede Vorlage hat einen festen Namen, etwa „audit-report“. Unter diesem Namen kann es mehrere Fassungen geben: eine der Plattform, eine je Mandant und eine je Person. Die Plattform liefert so einen Standard, ein Kunde passt ihn an sein Erscheinungsbild an, und eine einzelne Person kann bei Bedarf eine eigene Fassung führen.
Beim Erzeugen eines Dokuments nennt die Anwendung nur den Namen. Reporting wählt dann die genaueste Fassung, die veröffentlicht ist: zuerst die eigene der Person, dann die des Mandanten, dann die der Plattform. Fassungen anderer Mandanten sind nie sichtbar – eine fremde Vorlage verhält sich so, als gäbe es sie nicht.
Welche Ebenen es überhaupt gibt, legen Sie je Projekt fest. Ein System kann zum Beispiel nur Mandanten- und Plattformvorlagen zulassen und persönliche Vorlagen ausschließen. Plattformvorlagen schreiben die Plattform-Administratoren, Mandanten- und persönliche Vorlagen Personen mit der dafür vorgesehenen Rolle.
Mehrsprachig von Anfang an
Jede Fassung kann mehrere Sprachvarianten haben, etwa Deutsch, Deutsch für die Schweiz und Englisch. Reporting sucht zur angefragten Sprache die passende Variante: erst genau, dann ohne Region, dann die Standardsprache der Fassung. Nennt die Anfrage keine Sprache, gilt die Sprache der angemeldeten Person.
Zahlen und Datumsangaben formatiert Reporting in der Sprache und Zeitzone des Dokuments. Ein Datum verschiebt sich dabei nicht auf den Vortag, nur weil der Server in einer anderen Zeitzone steht.
Ändern nur über Revisionen
Eine Vorlage wird nie an Ort und Stelle geändert. Jede Sprachvariante hat einen Entwurf, in dem Sie frei arbeiten, und eine Kette von Revisionen. Wer einen Entwurf einreicht, erzeugt eine neue Revision: einen festen Stand aus Vorlagentext, erwarteten Feldern und eingebundenen Dateien wie Logo, Schrift oder Stylesheet. Gerendert wird immer eine veröffentlichte Revision, nie ein Entwurf.
- Je Sprachvariante ist höchstens eine Revision veröffentlicht.
- Einreichen, Zurücksetzen und Zurückziehen verlangen standardmäßig eine Begründung.
- Ein früherer Stand lässt sich als neue Revision wieder in Kraft setzen; der Verlauf bleibt vollständig erhalten.
- Jeder Schritt wird mit Person, Zeitpunkt und kryptografischem Fingerabdruck in einer Kette festgehalten, die sich jederzeit nachrechnen lässt.
Ihr Nutzen
Vorlagen entstehen im laufenden System. Wer die passende Rolle hat, pflegt sie dort – ohne neuen Release und ohne dass Sie für jeden Mandanten eine eigene Softwareversion führen. Vorlagen, die Sie mit Ihrer Anwendung ausliefern, kommen über denselben Weg hinein und haben damit denselben Verlauf wie jede andere.
Zu jedem Dokument lässt sich sagen, mit welchem Vorlagenstand es entstand. Das schafft eine belastbare Grundlage für gelenkte Dokumente in Qualitäts- und Auditprozessen.