Drei Arten von Vorlagen
Jede Vorlage legt fest, was sie erzeugt – und damit, welche Formate möglich sind. Reporting rät keine Struktur: Eine Tabelle entsteht aus einer Tabellenvorlage, nicht durch das Zerlegen eines Textdokuments.
- Dokument: HTML und PDF – für Berichte, Bescheinigungen und Dokumentation.
- Word: DOCX – wenn Empfänger das Ergebnis weiterbearbeiten.
- Tabelle: Excel (XLSX), OpenDocument (ODS) und CSV – für Auswertungen und die Weiterverarbeitung.
Derselbe Bericht in mehreren Formaten
Soll ein Bericht als PDF und als Word-Datei verfügbar sein, gibt es dafür zwei Vorlagen mit eigenem Namen. Das hält jede Vorlage einfach und das Ergebnis in jedem Format verlässlich. Der CodamAI Hub selbst arbeitet so: Er erzeugt Architekturdokumentation, Datenschutz-Übersicht und Betriebshandbuch eines Projekts jeweils als PDF, HTML und Word, auf Deutsch und Englisch.
PDF für Archiv und Barrierefreiheit
Für PDFs stehen Profile zur Wahl: ein einfaches PDF, PDF/A-3a für die Langzeitarchivierung, PDF/UA für Barrierefreiheit oder beides zugleich. Bei den getaggten Profilen enthält das PDF eine Struktur aus Überschriften, Absätzen und Tabellen, die etwa ein Bildschirmleser vorlesen kann; die Sprache des Dokuments wird dafür hinterlegt. Schriften werden eingebettet.
Das Standardprofil legen Sie je Projekt fest – ab Werk ist es PDF/A-3a. Eine einzelne Anfrage kann ein anderes Profil wählen.
Tabellen ohne Formeln
Tabellen enthalten nur fertige Werte – Text, Zahlen, Datum, Wahrheitswerte –, mit mehreren Blättern, Spaltenbreiten, Kopfzeilen und Zahlenformaten. Zahlen bleiben dabei echte Zahlen, mit denen Empfänger in ihrer Tabellenkalkulation weiterrechnen können. Formeln gibt es bewusst nicht: Jeder Wert ist vorbereitet. In CSV-Dateien werden Werte, die eine Tabellenkalkulation als Formel ausführen würde, entschärft.
Nur, was Sie brauchen
Im CodamAI Hub wählen Sie je Projekt, welche Formate das System anbietet. HTML ist immer dabei; nur die gewählten Formate werden mitgebaut. Eine HTML-Ausgabe ist in sich vollständig: Logo und Schriften der Vorlage sind eingebettet, die Seite braucht weder Netz noch Reporting, um vollständig angezeigt zu werden.
So erhalten Empfänger jedes Dokument in der Form, mit der sie tatsächlich arbeiten – zum Ablegen, zum Weiterbearbeiten oder zum Auswerten. Und Ihr System enthält nur die Formate, die es wirklich braucht.