Vorlage plus Daten
Ein Dokument entsteht immer aus zwei Teilen: der Vorlage, die das Aussehen festlegt, und den Daten für genau diesen einen Bericht – etwa Kunde, Datum und Positionen eines Audits. Die Anwendung stellt die Daten zusammen und entscheidet, wann ein Dokument entsteht. Summen, Bewertungen und Kennzahlen rechnet sie vorher aus; Reporting setzt nur ein.
Jede angemeldete Person kann Dokumente aus den Vorlagen erzeugen, die sie sieht. Eine besondere Rolle ist dafür nicht nötig. Rollen spielen erst beim Bearbeiten von Vorlagen und beim Zugriff auf abgelegte Dokumente eine Rolle.
Drei Modi, die man nicht verwechselt
Jede Anfrage nennt einen Modus. Er entscheidet, ob Reporting das Dokument aufbewahrt und woran man erkennt, was es ist:
- Vorschau: zum Prüfen beim Bearbeiten. Sie trägt sichtbar ein Wasserzeichen und wird nie gespeichert.
- Endgültig: der Bericht, der zählt. Er wird als nächste Fassung seiner Dokumentkette abgelegt, als PDF zusätzlich gesiegelt, und erst danach zurückgegeben.
- Arbeitskopie: zum Herunterladen, Drucken oder Weitergeben – ohne Wasserzeichen, aber in den Dokumenteigenschaften als Kopie gekennzeichnet. Sie entsteht nur aus Plattformvorlagen und nur, wenn das System sie zulässt.
Geprüfte Daten, abgeschottete Vorlagen
Eine Vorlage kann festlegen, welche Felder sie erwartet, mit Typ und ob sie Pflicht sind. Reporting prüft die übergebenen Daten dagegen, bevor die Vorlage sie sieht, und meldet alle Verstöße auf einmal – jeweils mit Feld und Regel. Eine Anfrage lässt sich auch nur prüfen, ohne ein Dokument zu erzeugen.
Vorlagen laufen in einer abgeschotteten Umgebung: Sie setzen nur Werte ein und erreichen keine Dateien, keine anderen Systeme und keine Adressen im Netz. Bilder stammen aus der freigegebenen Vorlage oder, etwa bei Fotos einer Begehung, aus der einzelnen Anfrage; in endgültige Dokumente gehen nur Vorlage und Daten ein. Diagramme, die Ihre Anwendung selbst zeichnet, prüft Reporting vor dem Einsetzen gegen eine Liste erlaubter Elemente. Zeit- und Größengrenzen schützen das System vor Überlast.
Herkunft in jeder Antwort
Jedes Ergebnis nennt, woraus es entstand: Vorlage, Ebene, Sprachvariante und Revision samt Fingerabdruck. Ihre Anwendung weiß damit immer, welcher freigegebene Stand verwendet wurde. Bei einem endgültigen Dokument kommt die Kennung seiner Revision dazu, unter der es sich später wieder abrufen und prüfen lässt.
Ihr Nutzen
Fachbereiche bekommen Vorschauen, mit denen sie Vorlagen gefahrlos testen, Arbeitskopien für den Alltag und Originale für den Nachweis – ohne dass jemand eine Vorschau oder Kopie versehentlich für einen Beleg hält.