Fassungen statt Überschreiben
Ein endgültiges Dokument gehört zu einer Dokumentkette, etwa alle Prüfberichte zu einem bestimmten Audit. Eine neue Fassung wird zur nächsten Revision dieser Kette; die alte bleibt unverändert daneben stehen. Das Dokument gehört dem Mandanten, nicht der Person, die es erzeugt hat – es bleibt auch dann erhalten, wenn diese Person das Unternehmen verlässt.
Jede Revision hält fest, aus welcher freigegebenen Vorlagen-Revision sie stammt, in welchem Format und Profil sie erzeugt wurde, wer sie wann erzeugt hat und in welcher Sprache und Zeitzone. Ein Fingerabdruck der verwendeten Daten wird immer gespeichert; die Daten selbst werden auf Wunsch verschlüsselt mit aufbewahrt.
Verschlüsselt und unveränderlich abgelegt
Jedes endgültige Dokument wird mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt und in einem Speicher abgelegt, der es bis zum Ende der Aufbewahrung sperrt – nach dem Prinzip „einmal schreiben, nie ändern“. Das Dokument geht erst an Ihre Anwendung zurück, wenn es abgelegt ist. Es kann also kein endgültiges Dokument geben, das Ihre Anwendung hat und Reporting nicht.
Ketten, Journal und Zeitstempel
Jeder Eintrag einer Kette enthält den Fingerabdruck seines Vorgängers. Wer einen Eintrag ändert, entfernt oder umsortiert, bricht die Kette. Zusätzlich führt jeder Mandant ein Journal aller nachweisrelevanten Ereignisse – von der veröffentlichten Vorlage bis zum abgelegten Dokument –, das in festen Abständen mit einem Zeitstempel verankert wird. So fällt auch eine Geschichte auf, die jemand mit Zugriff auf die Datenbank nachträglich stimmig neu berechnet hat, sofern der Zeitstempel-Schlüssel getrennt von der Datenbank verwahrt wird.
Das Siegel reist mit
Endgültige PDFs erhalten vor dem Ablegen ein unsichtbares elektronisches Siegel mit Zeitstempel – im Namen der Organisation, die das Dokument ausstellt, nicht einer einzelnen Person. Jedes PDF-Programm, das Signaturen anzeigt, erkennt damit, ob eine weitergegebene Datei seit dem Siegeln verändert wurde. Archiv- und Barrierefreiheitsprofile bleiben dabei gültig. Ob gesiegelt wird, legen Sie je Projekt fest.
Das Siegel ist eine technische Sicherung der Unversehrtheit. Wie es rechtlich einzuordnen ist, bewerten Sie im Rahmen Ihrer eigenen Anforderungen.
Prüfen, wann immer es gefragt ist
Für jede Revision lässt sich prüfen, ob Kette, Verschlüsselung und Inhalt stimmen. Das Ergebnis belegt, dass ein Dokument seit dem Ablegen unverändert ist, mit welcher Vorlagen-Revision es erzeugt wurde und wer es wann abgelegt hat. Ob die zugrunde liegenden Daten richtig waren, verantwortet weiterhin die Anwendung, die sie geliefert hat.